申請手続について

事前準備 – 個人情報保護の体制構築

  • 申請の前に「付与の対象」となる事業者としての条件をご確認ください。
  • JAPHICの要求する、実施可能な個人情報保護の体制を構築します。
    自社で完結できないことや、相談等は最寄りの認定審査機関へお問合せください。
  • 申請にあたって、必要な書式を一式ダウンロードし、ご記入ください。
    また、公的機関から取り寄せる必要のある書類も併せてご用意ください。
  • 申請様式リスト

    • J00.JAPHICマーク付与認定申請チェック表
    • J01.申請書類(JAPHICマーク付与申請書(新規更新)
    • J02.申請書類(会社概要)
    • J03.申請書類(認証欠格事項への該当の有無について)
    • J04.申請書類(取り扱う個人情報の概要)
    • J05.申請書類(認定を受けようとする事業所の所在地および事業一覧)
    • J06.個人情報保護体制
    • J07.申請書類(提出文書一覧)
    • J08.自己評価表Ver.10.2.xls
    • J09.申請書類教育実施記録
    • J10.申請書類(監査実施報告書)

    申請書類 ( 様式 J ) の一括ダウンロード

申請

JAPHICマーク付与の申請は、付与機関または認定審査機関に申請書類一式を揃えて提出します。

1. 付与機関に申請する場合

事業者の本店所在地を担当する認定審査機関がない場合は特定非営利活動法人 日本個人・医療情報管理協会の窓口に送付してください。
( 送付の際は配達記録の残るものでお願いいたします )

特定非営利活動法人 日本個人・医療情報管理協会 「JAPHICマーク申請窓口」
住所 〒113-0033 東京都文京区本郷2-3-15 元町館2階
電話 03-5615-8180

2. 認定審査機関に申請する場合

各地を担当する認定審査機関は当協会ホームページ内に公開する予定です。

3. 受取

申請受付窓口及び郵送等で受け取った申請書類については、まず申請書類の不足及び記載漏れを確認します。申請書類が全て揃っている場合は書類を預かり、「審査申請料請求書」を送付いたしますので、指定の口座に速やかに振り込んでください。申請書類が全て揃っていない場合は、申請事業者の費用負担で返却させていただきます。

4. 受理

申請料の入金を確認した後、記載内容に不備がないか、申請資格があるか等の形式審査をします。この結果に問題ない場合は、申請を受理し「JAPHICマーク付与申請に係る申請書類受領書」を送付します。申請書類の記載内容に不備がある等の場合、申請事業者の費用負担で申請書類を返却させていただきます。

書類審査

受理された申請書類の記載内容に関して、個人情報保護方針や個人情報保護に係る規程類の整備状況、それらの規程類に準じた体制整備状況の観点から書類審査を行います。基本的には、先に示した「付与の対象」としての条件を満たしていることが必要ですが、特に下記についての事項は重要な条件となります。

  1. 個人情報の管理者が定められ、個人情報の保護についての社内の責任、役割分担が明確である等、個人情報を適切に取り扱う体制が整備されていること。
  2. 申請までに1回以上、個人情報保護方針等の周知徹底等の措置 ( 教育、研修等 ) を実施していること。
  3. 申請までに1回以上、事業者内部の個人情報の保護の状況を監査し必要な見直しが実施されていること。
  4. 当該者に係る個人情報保護に関する相談窓口が常設され、かつそれが消費者に明示されていること。
  5. 当該者が有する個人情報について、外部からの侵入または内部からの漏えいが発生しないよう適正な安全管理を講じていること。
  6. 企業外部への個人情報の提供、取り扱いの委託を行う際には、責任分担や守秘に係る契約を締結する等、個人情報について適切な保護が講じられるよう措置していること。

審査に際して生じた疑義については、別途必要な資料の提供を求めることもあります。

現地審査

書類審査が終了すると、申請事業者に対して現地審査を実施します。これは、書類上の審査にいて生じた疑義の確認、および個人情報保護方針の通りに体制が整備され、運用しているか等について確認するために行うものです。
*現地審査に係る交通費、宿泊費 ( JAPHIC認定審査機関の規定による ) については、現地審査終了後請求書を送付致しますので、速やかに指定口座に振り込んでください。振り込みのない場合、審査を中止できるものとします。

指摘事項への対応

書類審査と現地審査の結果、不備な点や強化を要するなど指摘を受けた項目について行った措置の報告書を提出していただきます。指摘内容によっては、現地再審査 ( 再審査の規定による実費請求となります ) をすることになります。

認証審査の判定会議

書類申請、現地審査の結果と指摘事項の対策結果に基づき、JAPHICマーク付与の適合事業者であるか、付与機関と認定審査機関による判定会議を行います。

付与可否の通知と公表、認証証書発行、マーク付与

判定会議によって、JAPHICマーク付与の可否を決定し、申請者に対して通知します。認定の通知を受けた場合、指定の期間までにJAPHICマーク認定対象事業者年会費として相当額を付与機関の指定する銀行口座に振り込んでください。付与機関は年会費の振り込みを確認したのち、当該事業者にJAPHICマーク認証許諾証書を交付し、速やかに付与機関のホームページに公表します。